Hai scritto la tesi con LibreOffice, il relatore ti ha chiesto il file in Word e adesso ti serve capire come passare da ODT a Word senza che l’indice si scomponga e le note finiscano dove non devono. È un passaggio più semplice di quanto sembri, ma ha qualche trappola che su un documento di sessanta pagine costa ore di risistemazione. Qui trovi i metodi che funzionano davvero, cosa si rovina lungo la strada e come rimettere a posto ogni cosa prima della stampa.
ODT sta per OpenDocument Text ed è il formato di testo dello standard OpenDocument, sviluppato dal consorzio OASIS, pubblicato nella prima versione nel maggio 2005 e recepito come standard internazionale ISO/IEC 26300. Tradotto: non appartiene a nessuna azienda, chiunque può implementarlo ed è per questo che amministrazioni pubbliche e università lo adottano quando serve garantire che un documento resti leggibile fra vent’anni.
Dietro le quinte, un file .odt è un archivio compresso che contiene diversi documenti XML: uno per il contenuto, uno per gli stili, più le immagini e le risorse incorporate. È il formato predefinito di LibreOffice Writer e di Apache OpenOffice Writer, quindi se hai installato una di queste suite, gratuite entrambe, la tua tesi è quasi certamente in ODT senza che tu abbia scelto nulla.
Il .docx di Microsoft Word funziona su un principio molto simile, perché anche lui è un pacchetto XML compresso, e proprio questa parentela spiega perché il passaggio tra i due riesca bene. Word apre e salva i file ODT dal 2009, quindi la conversione non richiede software aggiuntivo. Le differenze restano però nei dettagli: i due formati gestiscono in modo non identico stili, campi automatici e ancoraggi delle immagini, ed è esattamente lì che nascono i problemi di cui parliamo più avanti.
Se hai Microsoft Word installato, questa è la strada più diretta e anche la più affidabile. Apri Word, vai su File e poi su Apri, seleziona il tuo .odt e lascia che il programma lo carichi: non serve alcun plugin, perché il supporto è integrato da anni. Il documento si aprirà in modalità normale e potrai scorrerlo subito.
A questo punto il file è ancora un ODT, solo visualizzato in Word. Per convertirlo davvero vai su File, poi su Salva con nome, scegli la cartella di destinazione e nel menù a tendina del tipo di file seleziona Documento Word con estensione .docx. Conferma il salvataggio e la conversione è fatta.
Scegli sempre il formato .docx e non il vecchio .doc, che ha senso soltanto se il destinatario usa una versione di Word anteriore al 2007: il formato moderno conserva meglio stili, note e riferimenti incrociati, mentre quello datato ne semplifica diversi e può farti perdere elementi che avevi impostato con cura. Prima di chiudere tutto, tieni da parte anche l’originale in ODT: se qualcosa nella conversione non convince, ripartire dal file intatto è molto più rapido che ricostruire a mano.
Se Word non ce l’hai, LibreOffice fa la conversione da solo e la fa bene, perché conosce entrambi i formati in modo nativo. Apri il documento in LibreOffice Writer, vai su File e seleziona Salva con nome. Nella finestra che si apre trovi il menu del tipo di file, dove puoi scegliere tra Word 2007-365 con estensione .docx e Microsoft Word 97-2003 con estensione .doc. Vale la stessa regola di prima, quindi punta sul .docx.
Al momento del salvataggio comparirà un avviso che ti segnala il possibile utilizzo di funzioni non supportate dal formato di destinazione, proponendoti di mantenere il formato ODF. È una richiesta di conferma, non un errore: scegli di usare il formato Word e procedi.
Quell’avviso però va preso sul serio su un documento lungo, perché segnala proprio le aree in cui i due formati non si sovrappongono perfettamente. Dopo il salvataggio, riapri il file .docx appena creato e scorrilo dall’inizio alla fine prima di considerarlo pronto. Il vantaggio di questa strada, rispetto ai servizi online, è che tutto avviene sul tuo computer e il file non esce mai da lì.
Su Mac c’è un equivoco diffuso che conviene sciogliere subito: Pages non apre i file ODT, quindi non può fare da convertitore. Torna utile in un secondo momento, perché legge i .docx e li riesporta, ma non è il punto di partenza. La strada più semplice su macOS resta installare LibreOffice, che è gratuito e funziona esattamente come descritto sopra.
L’alternativa senza installare nulla è Google Docs. Carica il file su Google Drive, aprilo con Documenti Google, poi vai su File, Scarica e scegli Microsoft Word. Il vantaggio è che funziona da qualunque dispositivo e non richiede software. Il limite, che su una tesi pesa, è che Documenti Google rielabora il documento secondo le proprie regole: gli stili personalizzati vengono normalizzati, gli ancoraggi delle immagini si semplificano e le interruzioni di sezione complesse possono perdersi. Su un testo breve non te ne accorgi, su una tesi con numerazione differenziata e capitoli strutturati il danno è visibile. Usalo se non hai altro, ma metti in conto una risistemazione.
L’indice automatico è il primo a soffrire. Se non si aggiorna o restituisce numeri di pagina sbagliati, il motivo è quasi sempre che il campo ha perso l’aggancio agli stili dei titoli: seleziona l’indice, aggiornalo scegliendo l’aggiornamento dell’intero sommario e, se resta vuoto, verifica che i titoli usino ancora gli stili Titolo 1 e Titolo 2 e non una formattazione manuale. Se devi ricostruirlo da zero, la procedura completa è nella guida sull’indice della tesi su Word.
Le note a piè di pagina di norma sopravvivono, ma può cambiare la numerazione quando era impostata per capitolo anziché continua, oppure può spostarsi la loro posizione se il testo si è ricompaginato. Controlla le impostazioni delle note nel documento convertito e verifica che il formato numerico e il punto di riavvio siano quelli che avevi scelto, seguendo i criteri della guida sulle note a piè di pagina della tesi.
Gli stili personalizzati sono il punto in cui i due formati divergono di più: un tuo stile chiamato “Citazione lunga” può arrivare in Word con un nome diverso o con interlinea e rientri leggermente alterati. Apri il riquadro degli stili e ricontrolla quelli che avevi creato tu, correggendoli una volta sola dall’alto invece che paragrafo per paragrafo.
Le interruzioni di sezione sono la trappola più insidiosa, perché non si vedono. Se saltano, si porta via tutto ciò che dipendeva da loro: numerazione romana sulle pagine preliminari, intestazioni diverse tra un capitolo e l’altro, pagine con orientamento orizzontale per le tabelle larghe. Attiva la visualizzazione dei caratteri non stampabili e verifica che ogni interruzione sia ancora al suo posto.
Le immagini, infine, tendono a scivolare quando il loro ancoraggio cambia: una figura che stava accanto al suo paragrafo può ritrovarsi a fondo pagina o nella pagina successiva. Nella conversione conviene impostarle con ancoraggio al paragrafo e disposizione in linea con il testo, che è l’opzione più stabile quando un documento passa da un programma all’altro.
I servizi che convertono direttamente nel browser sono comodi e immediati: carichi, clicchi e scarichi. Per un documento breve funzionano bene e non c’è motivo di complicarsi la vita. Su una tesi, invece, tre limiti si fanno sentire.
Il primo è la dimensione. Diversi servizi nella versione gratuita accettano file di pochi megabyte, in qualche caso appena uno, una soglia che una tesi con immagini e grafici supera senza sforzo. Il secondo è la resa: questi strumenti lavorano con conversioni automatiche standardizzate e gestiscono male proprio gli elementi strutturali che ti interessano di più, cioè indici, sezioni e stili personalizzati.
Il terzo è il più importante e riguarda la tua tesi, non il file: caricarla su un server di terze parti significa consegnare a un soggetto esterno un lavoro originale non ancora discusso. Le piattaforme serie dichiarano di cancellare i documenti dopo qualche ora, ma restano ore in cui il tuo elaborato è su una macchina che non controlli. Considerato che LibreOffice fa lo stesso lavoro in locale e gratis, il conto tra comodità e rischio è presto fatto.
Prima di considerare chiuso il documento, verifica che i caratteri usati siano disponibili anche sul computer da cui verrà aperto, o incorporali nel file dalle opzioni di salvataggio: un font mancante viene sostituito automaticamente e l’impaginazione cambia sotto i tuoi occhi. Controlla poi che i margini siano rimasti quelli impostati, con il lato interno più generoso per lasciare spazio al dorso della rilegatura, e ricontrolla la numerazione delle pagine della tesi, che è tra le prime cose a scomporsi quando saltano le sezioni.
Aggiorna l’indice per ultimo, dopo ogni altra correzione, così i numeri di pagina riflettono davvero il documento finale. Poi esporta in PDF e sfoglialo pagina per pagina come se fosse già stampato, perché è lì che saltano fuori le pagine bianche non previste e i capitoli che partono dal lato sbagliato. Se qualcosa nell’impostazione generale non torna, i criteri completi li trovi nella guida su come impaginare la tesi.
Quando il PDF è controllato e definitivo, resta solo da dargli forma. Puoi calcolare il preventivo per la stampa della tua tesi in pochi passaggi e ricevere le copie a casa, senza corse in copisteria all’ultimo giorno utile.
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